Славянское Язычество - история, культура, философия, литература, поэзия, фото-, ...
Нажми сюда, чтобы вернуться в Каталог.



СЭД - автоматизация документооборота организации

Система электронного документооборота помогает автоматизировать и облегчить бизнес-процессы организации. Основной ее задачей является управление входящей, внутренней, исходящей и проектно-сметной документацией.

СЭД также помогает управлять взаимодействием с клиентами, автоматизировать работу сервисной службы, обрабатывать заявки граждан и так далее.

Основными понятиями СЭД являются следующие.

1. Документооборот – движение документов со времени их образования или получения до момента их отправки.
2. Электронный документ – документ, созданный с помощью компьютера.
3. Машиночитаемый документ – документ, записанный на различных носителях информации.
4. Электронная подпись – средство защиты информации, подтверждает подлинность электронных документов, аналог собственноручной подписи.
5. Электронный документооборот – способ работы с документами.

Основные принципы СЭД

1. Унификация базы данных.
2. Однократная регистрация документа.
3. Высокоразвитая система отчётности.
4. Малые затраты времени, требующиеся на установку системы.
5. Эффективная система поиска документов.
6. Непрерывность движения документов и возможность параллельного выполнения операций.

Для организации и работы СЭД используется интранет. Это внутренняя, локальная сеть компании. Она может включать доступ к Интернету, но в большинстве случаев для защиты информации доступ к сети исключён.

Также используется для организации делопроизводства экстранет, который позволяет обеспечить доступ к базе данных клиентам или поставщикам. Для защиты информации компании используется сложная система аутентификации и авторизации.

Основные достоинства интранета как системы

1. Простота технологий.
2. Низкий риск.
3. Открытость другим информационным системам компании.
4. Низкая стоимость.
5. Надёжность.

Наряду с вышеуказанными системами для организации СЭД используется корпоративный портал, который является инструментом для интеграции корпоративных данных и приложений.

Основные преимущества корпоративного портала как платформы для интеграции

1. Система аутентификации сотрудников и клиентов.
2. Возможность работы в одном интерфейсе со многими приложениями.
3. Возможность использования данных, находящихся в сети организации.

Кроме того, эта система может быть использована как внутренний сайт или платформа для совместной работы.

СЭД подразделяются на универсальные, комбинированные и индивидуально разработанные.

Особенностями универсальных систем являются низкие стоимость и временные затраты на установку, стандартный набор рабочих функций, на каждое рабочее место необходимо приобретать лицензию.

В отличие от универсальных, индивидуально разработанные требуют больших временных и материальных затрат, но отличаются высокой персонифицированной системой.

Комбинированные СЭД совмещают достоинства индивидуально разработанных и универсальных.

В основном система ЭД когда организуется делопроизводство, используется государственными структурами.