Славянское Язычество - история, культура, философия, литература, поэзия, фото-, ...
Нажми сюда, чтобы вернуться в Каталог.



Новые технологии в сфере документооборота

Ни один бизнес-процесс невозможен без информации, которая получается, отправляется, обрабатывается и сохраняется на определенный срок. Отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов компании и организовывает работу с ними, называется делопроизводство. На территории Российской Федерации эта деятельность регламентируется ГОСТами Р51141-98. На предприятиях ответственность за организацию, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается на руководство, а непосредственное ведение этой работы осуществляется должностными лицами.

Документооборот обеспечивает организацию движения документов внутри компании от момента их создания или получения до их исполнения или отправки адресату.

Создание документов, организация их учета и движения, а также хранение (архивация) осуществляются системой организации делопроизводства. Ее главная задача состоит в соблюдении четкости движения документов, поскольку это обеспечивает правильность и своевременность принятия управленческих решений.

Для эффективной работы с документами необходимо использовать современные достижения в сфере компьютерных технологий. До недавнего времени электронный документооборот использовался только в некоторых компаниях. Но в реалиях нашего времени более эффективным является использование веб-ресурсов.

Наиболее функциональным при работе с документами и другой информацией является интранет. Он является промежуточным звеном между корпоративными системами и локальной сетью, необходим для решения задач компании по обработке, систематизации и хранению информации внутри нее.

Интранет имеет такие характеристики:
– низкий уровень риска и довольно быстрая отдача капиталовложений;
– низкая стоимость и простота технологии;
– открытость и возможность изменения масштабов систем.

Преимущества интранета состоят в том, что его могут использовать не только большие фирмы, но и малые предприятия.

1. При использовании интранета становится легче управлять корпоративной информацией. У сотрудников компании есть возможность получить доступ к нужной документации, справочникам и архивам.
2. Этот ресурс позволяет эффективно организовать совместную работу сотрудников компании.
3. Веб-портал несет в себе функции, позволяющие автоматизировать работу отдела кадров.
4. С помощью интранета можно организовать курсы в режиме онлайн для обучения новых сотрудников.
5. Важной функцией этого веб-ресурса является организация общения между сотрудниками с помощью системы обмена мгновенными сообщениями.
6. Достаточно высокая степень защиты информации.

Если же финансовые ресурсы компании не позволяют приобрести более развитый веб-интерфейс, то можно использовать корпоративный портал, к данным и приложениям которого есть доступ у всех сотрудников фирмы.

Использование компьютерных технологий при работе с документами повышает эффективность деятельности всей компании.